电子文件与纸质档案在保护技术上的差异

于泽昕


　　电子文件以其载体和载体与信息结合方式的特殊性对传统档案保护理论造成很大的冲击，电子文件与传统纸质档案在保护技术上有很大的差别，这些差别将是电子时代档案保护技术的新领域。

一、载体寿命的差异

　　纸张的耐久性取决于纤维素的性质，尽管纤维素在一定的条件?如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等　下，可发生水解和氧化反应，但只要我们在档案保护过程中，注意排除发生两大化学反应所需要的条件，就可以使纸质档案的寿命达到上百年甚至上千年。

　　电子文件的载体材料是磁性物质和光盘。聚酯底基是磁盘和磁带的支持体。聚酯底基具有易产生静电而吸引尘埃导致卷曲、易与磁粉脱离、伸长后不易恢复等缺点。粘和剂起着连接底基和磁粉的作用，它具有易热胀冷缩、磨损、脱落、粘连、生霉等缺点，直接影响信息再现。磁粉中的磁性氧化物颗粒的剩磁感应强度是记录和再现信息的决定因素，它极易受外磁场影响而导致退磁、消磁等。光盘是利用激光进行信息存取的，它呈圆盘状，由盘基、记录介质和保护层等部分组成。目前光盘常用的记录介质主要有碲、碲合金、硒、碳铝化合物以及一些在激光热效应作用下易产生物化性质变化的材料。这些材料不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应。与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要短得多，一般仅为５—１５年。

二、环境条件影响的差异

　　１、温湿度影响的差异。不适宜的温湿度对磁性载体、光盘和纸张均有影响。对纸张而言，高温高湿，可促进纸张发生水解－氧化反应，加速纸张内部不利化学成分对纸张的影响，也可使字迹材料发生扩散、洇化现象。而电子文件载体受温湿的影响方式截然不同。在温度过高或过低条件下，聚酯底基易膨胀或收缩变形，光盘载体中使用的塑料、铝和多碳材料也会弯曲变形，影响激光束精确定位和数据的读写。实验证明，保存纸质档案的标准温度为１４℃— ２４℃，相对湿度为４５％— ６０％，而保存电子文件的理想温度为１６℃—２０℃，相对湿度为４０％±５％，可见，温湿度对电子文件和纸质档案的影响程度是不同的。

　　２、灰尘影响的差异。灰尘对纸张的危害主要是机械磨损纸张、使纸张发生粘结而形成“档案砖”、给纸张带来霉菌等。而灰尘对电子文件载体的损坏主要有物理损坏、化学损坏和生物损坏。物理损坏是指污染、划伤磁盘、磁带、光盘表面，造成记录信息的损毁；化学损坏是指灰尘中所含的化学成分会不同程度地引起磁盘、磁带、光盘载体腐蚀、降解等化学作用而毁坏，造成记录信息消失；生物损坏是指灰尘是霉菌孢子的传播者，也是霉菌的培养基、繁殖地，霉菌分泌的酶和有机酸会损坏磁性载体和光盘，使数据丢失。综上所述，灰尘均可以损坏纸张和电子文件载体。只是对纸张而言，即使灰尘已经对其产生实质性的损害，如磨损纸张、形成“档案砖”、产生色斑和霉斑等，也可通过修复手段在很大程度上恢复其所记录信息。而灰尘一旦对电子文件载体造成危害，载体上所记录的信息可能会局部丢失，在计算机系统上便无法读出原始信息，使电子文件失去保存价值。因此，防止灰尘对电子文件载体的危害有特别重要的意义，在电子文件形成和使用过程中，要采取严密的防灰尘措施。

　　３、外来磁场和机械震动影响的差异。磁场和机械震动对纸质档案无任何影响，而对电子文件的磁性载体则是最重要的影响因素。外来磁场作用于磁性载体，能使磁性涂层的剩磁发生消磁或磁化，造成信号失落或信噪比降低，破坏记录信息，影响读出效果。此外，强烈的机械震动也会影响磁性载体材料中磁分子的排列次序，造成剩磁衰减，从而破坏记录信号。因而要防止外磁场的影响，如远离强磁场，将磁性载体存放在有抗磁性的框架内或金属盒内等等，并避免强烈的机械震动。

　　４、光线和有害气体影响的差异。光线和有害气体对纸张的危害主要是促进纸张发生水解?氧化反应，导致纸张强度的降低。而有害气体和光线?特别是紫外线　对电子文件的破坏力更大。有害气体?主要是二氧化硫、硫化氢、二氧化氮和氯气等　具有酸性和氧化性，在一定条件下，腐蚀、破坏磁性载体和光盘，致使盘基?带基　老化、变质和磁粉脱落，使电子文件信息丢失。光线能使电子文件载体材料发生光氧化反应，使盘基?带基　老化，强度下降。同时，紫外线的能量足以破坏磁性载体的剩磁的稳定性，导致信号衰减，影响磁性记录信息的读写效果。

三、技术寿命的差异

　　纸质文件一旦形成，其制成材料——纸张、字迹材料、字迹三者永远结合在一起，它的寿命与其内部诸因素和保护环境条件有关。而电子文件的寿命不仅与其内部诸因素和保护环境条件有关，更与技术革新有关。因为电子文件是通过计算机将信息与载体结合在一起而形成的，必须通过计算机才能识读。一旦技术过时，则载体上的信息就无法读出。技术过时的表现有两个方面，一是技术革新，使旧的存贮技术消失。二是由于商业性的原因，使由单个厂家生产或销售的电子文件设备会由于厂家的破产或改变产品生产而很难找到配套产品。一般说来，大多数电子文件载体的预期寿命都超过了识读它的硬件和软件的技术期限，也就是说，技术过时对电子文件安全性的影响显得更为重要。因此，对于电子文件中数字化信息的长期存取而言，技术过时比载体损坏是更为严重的危害。针对技术过时，欧美国家在理论上提出三种解决办法：将阅读电子文件的设备与软件保存到某种技术博物馆中；在纸与缩微胶片上制作拷贝；将电子文件转换为尽可能中性格式的文档。这三种方法只能是在没有其它更好措施的情况下的暂时性办法，因为随着需要保存的电子文件数量的增大，这三种方法都将花费大量的人力物力。最近，信息专家提出了用标准化的方法，即用国际标准化组织用于连接开放系统的互连标准，使不同系统和不同软件的数据可以进行互换。这种方法不失为解决技术过时的新途径。

四、信息保护的差异

　　纸质档案保护工作的目标是使档案的载体——纸张“延年益寿”，因为载体和记录的信息是结为一体的，保住了纸质文件的形体，以文字记录的信息就得以保存。对电子文件而言，信息与载体是可分离的，电子文件信息与载体的可分离性使文件信息随时面临着被修改、盗窃，甚至被销毁的危险。此外，电子文件信息保护方面还面临一个不可忽视的隐形杀手——电脑病毒。电脑病毒是一种程序，它通过修改其它程序，并把自身的拷贝嵌入而实现对其它程序的传染。因此，如何保护信息不受损害是电子文件保护的重要课题。

　　目前，保护电子文件信息不被修改、盗窃、删除的技术途径主要有防火墙技术、存取权限控制、数据加密法、数字水印法、数字时间印章法等。其中，数据加密法是指按确定的加密变换方法对未经加密的数据作处理，使其成为难于识读的数据；数字水印法是利用某种技术方法把作者的标志?如印签、花纹等　隐藏于电子文件中，电子文件如被拷贝时，这些标志是不会被拷贝的。这些保证了电子文件信息的唯一属性。数字时间印章法用来确保电子文件信息的真实性和原始性不受损害，若归档的电子文件被修改、删除，该文件生成时在网上登记的时间是无法改变的。然而，保护电子文件信息的技术只能是相对的，因为电子文件的加密和解密技术都在不断地发展。
辽宁省铁岭市人民政府办公室


铁岭市人民政府办公室文件

铁政办发[2002] 89 号

关于印发《铁岭市人民政府驻外办事(联络)处管理办法》的通知


各县(市)、区人民政府，市政府各部门、各直属机构：
经市政府同意，现将《铁岭市人民政府驻外办事(联络)处管理办法》印发给你们，请认真贯彻执行。


二00二年十二月五日


（发至市直企事业单位）


铁岭市人民政府驻外

办事(联络)处管、理办法


第一章 总 则


第一条 为了更好地发挥市政府驻外办事(联络)处在我市—经济建设和社会发展中的作用，特别是充分发挥其为铁岭招商引资的独特作用，使驻外管理工作逐步实现制度化、规范化，特制定本办法。
第二条 市政府委托市政府办公室负责市政府驻外办事(联络)处的管理工作。


第二章 性质和任务


第三条 市政府各驻外办事(联络)处是市政府的派出机构，为企业化管理的正县级事业单位。各驻外办事(联络)处的主要任务是在驻地开展经贸联络、招商引资、经济创收和接待服务等工作，代表市政府在驻地协调处理涉及本市有关事宜，完成市委、市政府交办的各项工作任务。办事(联络)处主任是市政府派出各驻地的正式代表，对市政府负责。
第四条 认真贯彻“三个代表”的重要思想，以经济建设为中心，把促进佚，岭对外开放和经济发展作为工作宗旨，把招商引 资作为工作中心，为铁岭经济发展做出贡献。
第五条 紧紧围绕市委、市政府的中心工作，为促进铁岭经济发展和社会进步努力完成各项任务。
（一）充分利用办事（联络）处驻地的各种优势，积极开展经贸联络和招商引资工作，努力促进我市农业产业化、企业产权制度改革、非公有制经济发展。
（二）积极开展与驻地政府及有关部门的政务联络工作，协调、处理有关事务。做好为我市领导和各界人士到驻地办事的接待服务工作
(三)积极与驻地政府和有关方面广泛联系，为促进我市与驻地经济合作和科技、资金、人才交流牵线搭桥，争取资金和项目，拓宽我市产品市场.
(四)广泛搜集、整理各方面有价值信息，及时向市政府和有关部门反馈，并对被采用的信息进行跟踪服务。
(五)积极开展有偿服务，努力创收，以补充经费不足。
(六)完成市政府交办的其它各项工作。


第三章 工作人员管理


第六条 工作人员享受公务员待遇。主任、副主任实行聘任制，由市委组织部同市政府办公室共同负责公开选聘，其他工作人员由各办事(联络)处主任负责选聘，呈报市政府办公室批准并办理聘用手续。办事(联络）处日常管理工作由市政府办公室驻外机构管理办公室负责责。
第七条 市政府办公室对各办事(联络）处实行工作目标责任管理，年初签订工作目标责任状，年终实行考核，各办事(联络)处主任每年进行一次述职。对超额完成责任状指标的给予奖励。对未完成责任状指标的，根据情况对办事(联络)处主任予以解聘或处罚。被解聘的干部按干部管理权限由组织人事部门负责安排。
第八条 按组织原则办事，重要问题必须集体研究决定。坚持请示汇报制度，各办事(联络)处年中、年末要以书面形式向市政府办公室汇报工作情况，遇到重大问题需要决策时，应随时向办公室分管领导请示。
第九条 加强政治理论和业务知识学习，掌握新知识，提高工作能力和工作水平。积极参加党团组织活动，遵纪守法，廉洁自律，搞好团结。
第十条 工作人员每年轮流休假两次。不准家属在办事处长期居住，如有特殊情况应经分管领导批准。办事(联络)处主任离开驻地时，应及时向分管领导报告。


第四章 接待服务管理


第十一条 认真做好市领导到驻地考察、工作的接待服务工作，本着热情周到和节俭的原则，安排好食宿和其他各项服务工作。
第十二条 市直各部门、各县(市)区领导及社会各界人士到驻地开展工作，尽量为其提供方便条件，并实行有偿服务。


第五章 经费和财务管理


第十三条 工作人员享受的公务员工资等待遇由市财政负担。在驻地工作期间可根据办事(联络)处实际情况享受一份补助，补助标准由市政府办公室审查确定，此项经费和办公经费由各办事(联络)处创收解决。
第十四条 财务工作实行分项、分别管理。即办事(联络)处人员经费由市政府办公室财务科负责，办事(联络)处其他经济往来和创收经济收入由办事(联络)处单独设帐，自行管理，每年年初向主管部门报送年度财务预算和决算。
第十五条 妥善保管所有资产，并建立健全管理制度，贵重固定资产未经主管部门同意和市国有资产管理部门批准不得擅自买卖和出租。
第十六条 认真执行《会计法》和各项财务管理制度，遵守财经纪律，自觉接受主管部门的年度审计和检查、指导。办事(联络)处撤销或办事(联络)处主任调离，要进行财务审计。


第六章 附 则


第十七条 本办法由市政府办公室负责解释。
第十八条 本办法自发布之日起执行。铁政办发[1998)2l号文件同时废止。